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备考表填写要点

归档日期:05-31       文本归类:备考文书      文章编辑:爱尚语录

  备考表填写要点_专业资料。公示稿之三:备考表问题 zzia050406220:卷内备考表是为了说明卷内文件的整体状况的,新的整理规则施行以后,文书档案以 件为单位进行整理,不再组卷。那么,卷内备考表是不是也随着卷的结束而不再存

  公示稿之三:备考表问题 zzia050406220:卷内备考表是为了说明卷内文件的整体状况的,新的整理规则施行以后,文书档案以 件为单位进行整理,不再组卷。那么,卷内备考表是不是也随着卷的结束而不再存在了呢?那么它原来发 挥的作用如今又通过什么来发挥呢?是不是有新的替代? 临溪羡鱼:《归档文件整理规则》要求:备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明(填 写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况)、整理人(填写负责整理归档文件的人员姓名)、检 查人(填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名)和日期(填写归档文件整理完毕的日期)。在实践中, 有的地方直接将备考表印在档案盒上的也有。 80 新手:我认为盒内文件情况说明还包括对盒内所缺件号、两件合为一件(如转发文与被转发文、请 示与批示等若组成一件)的情况进行说明备注。填写整理人是为了明确责任,在机关档案室进行集中整理 的机关,此项一般由档案人员填写。检查人项目一般由机关档案人员填写,也可与机关内部负责人联署。 日期可以是全部归档文件整理完毕的日期,也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。但是据我了解由于有 些档案员对备考表的作用认识的不够,个别档案员不放备考表或填写备考表时填写的不全,造成档案利用 不便。 一井水:在归档文件整理系统中,选择打印备考表一项,对于有情况需要说明的,需要在打印之前, 输入微机,然后选择打印备考表;如果没有需要说明的情况,填写上本盒共几件,从 xxxx 件至 xxxx 件, 保管期限为 xx,整理人 xxx、检查人 xxx、归档时间某年某月某日(用阿拉伯数字表示),选择打印,既可 打印出备考表。 zzia050406220:在原来规则指导下整理的时候,组卷后要进行装订,卷内文件的次序是被固定的,或 者说不容易被抽出或者替换。而在新规则指导下,不要装订,那么盒内文件的次序就很难保证,遗失或者 其他情况的发生不会像以前那么容易发现。那么跟踪卷内或盒内文件的备考表的作用还能够继续起到其本 身存在的作用么?备考表与文件的分离是不是还能够起到作用? Longzhengyi:要解答备考表问题,我觉得要先回答这四个问题:其一,什么是备考表?备考表指放在 每一盒所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明的文件材料。其二,备考表是否只存 在于“卷”中?备考表实际上是放在“盒”中的,由于传统做法是将一卷装一盒,因此也称作卷内备考表。 其三,备考表的作用是什么?备考表是机关档案室对归档文件进行动态管理的有效措施。其四,备考表是 不是可有可无的?由于备考表对归档文件的管理有重要的作用,故不是可有可无的。从以上的问题回答中, 我想大家基本上对备考表有了一个比较大概的了解。备考表在归档文件管理中有着重要的作用,如果没有 备考表,可能导致档案的统计困难甚至丢失。由于备考表是在“盒”中的,跟“卷”没什么关系,所以一 盒中放若干份文件,还是需要一个备考表来注明盒内文件的情况、整理人、检查人及日期等信息。这对档 案的规范管理有着重要意义。 追梦人:档案的统计我们还有归档文件目录呀,因为每个盒中都有归档文件目录,一看就知道有多少 份档案,不知道是不是这个意思。 Longzhengyi:备考表的盒内文件情况说明部分,要填写盒内归档文件需要说明的情况,包括文件收集 的齐全完整程度、文件本身的状况(字迹模糊、缺损等)。整理工作完成后归档文件如果有修改、补充、 移出、销毁等情况,应该在备考表中加以说明。这里的盒内文件情况说明还包括对盒内所缺件号、两件合 为一件(如转发文与被转发文、请示与批示等若组成一件)的情况进行说明备注。因此,有时只靠归档文 件目录无法正确反映盒内文件的变动。 zzia050406220:同意您对备考表的作用的说明。不过我有一个疑问,传统的做法是一卷一盒,备考表 是同其所反映的实体(即档案)是一体的,那么针对档案立卷情况、完整程度和保存状况等的描述就能够 起到“备考”的作用。而现在的情况却不同,采用一件为单位保存,那么备考表就成为“盒内备考”,但 是每一件是分散存在的(指不再装订组卷),那么备考表与档案实体实质上是分散的,以前我们可以根据 案卷的状况及时根据备考表发现案卷存在的问题(比如拆卷、移出、替换等),那么现在我们通过什么样 的途径发现盒内文件存在的问题? Longzhengyi:备考表只是起记录盒(或卷)内档案的整理和变动情况的作用,何来一体不一体之说? 君不见,以前按卷归档时,备考表有的是印在盒内的;现在按件归档了,备考表仍然有印在盒内的啊。 zzia050406220:原整理规则下,我们能够第一时间通过肉眼发现档案的异常情况,就能够通过备考表 来验证档案是否存在异常情况。而如今的情况是,我们无法第一时间很难发现盒内文件的异常状况,备考 表的作用是不是被削弱了? Longzhengyi: 您不会有事没事就拿一份档案来“第一时间”发现异常情况吧?绝大多数我们都是在利 用过程中发现了档案有异常的,那么这个时候就可以通过备考表得到合理的解释。 一井水:盒内备考表的作用是用来填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况的,所以说其 作用的发挥和订卷不订卷关系不大。因为以件为单位来保存和利用盒内文件的次序就很难保证,遗失或者 其他情况的发生不会像以前那么容易发现,所以,更应该重视档案借阅、归还时检查与记录,发现问题及 时填入备考表。也正说明,盒内备考表比卷内备考表更有用。 zzia050406220:那我是不是可以这样理解:盒内备考表的作用是用来“跟踪”盒内文件缺损、修改、 补充、移出、销毁等情况的,并不是用来“保证”盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况的? 夏至的孔雀:备考表怎么能“保证”得了盒内文件的状况呢。只有管理者的责任心,每一个步骤都规范操 作才“保证”得了盒内文件。而备考表起到了助手的作用。 一井水:备考表是对档案资料的管理出现的上述这些情况进行说明,正如孔雀所说,需要的是管理者 的责任心,如果没有责任心,就连说明恐怕都难填写。 成长中的小树:备考表能起到明确整理工作责任、强化监督的作用,对每盒归档文件来说都是必不可 少的。那么,备考表究竟应该包括哪些项目?这些项目应该如何填写呢?据我了解的情况,无论是以往的 卷内备考表,还是现在的盒内备考表,项目及其填写可以说是五花八门,令人眼花缭乱。我认为,盒(卷) 内备考表应该包括以下必要项目:其一是机关名称和组织机构名称:机关名称填写立档单位名称,组织机 构名称填写按组织机构分类的组织机构名称,不是按组织机构分类的组织机构名称可不填写;其二是目录 号和盒(卷)号: 目录号填写案卷目录号或本盒文件所在目录号, 盒(卷)号就是盒号或案卷号; 其三是本盒(卷) 内的文件页数:填写本盒或本卷内的文件页数;其四是本盒(卷)内的缺点或其它情况:填写本盒或本卷内 文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;其四是整理(立卷)人及其整理(立卷)日期:整理(立 卷)人填写归档文件整理人或立卷人,整理(立卷)日期填写归档文件整理或立卷日期,日期要年月日填 写齐全;其五是检查人及其检查日期:检查人填写负责该项工作的领导或业务人员,检查日期要年月日填 写齐全。应当指出的是:有的备考表将立卷日期与检查日期合而为一,我认为是不科学的。 译之:备考表无论在文书档案还是在其他门类的档案里,都起到至观重要的作用,他不仅对卷内盒内 文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行相关说明,而且对归档文件整理说明或立卷说明乃至对立 卷单位全宗介绍以后的修改完善以及续编提供了详实的说明依据。 味道:其实备考表的作用可以扩充,可在备考表中加入利用的内容,例如某月某日某个单位用了盒内 某份文件,这个就也可以记录在备考表内,若干年后或许这个信息可以用到,例如鉴定或统计的时候 浪花儿:我门在实际工作指导中发现,很多单位的档案的备考表都没发挥作用,不仅没填写该卷档案 中存在的情况,而且更没标明整理时间、检查时间、整理人、检查人等等。这会给我们以后的工作造成遗 憾。 王旭:备考表是在传统手工整理档案过程中积累下来记录档案整理过程的一种记录表。在有计算机管 理系统的情况下,备考表也保留了手工整理方式中的很多痕迹。备考表的样式被原封不动的搬到系统模板 中。备考表中的“检查人”一项,纯属多余,这是在两人以上整理一卷档案时才有的痕迹吧,至少也表明 一人整理,还有一个人要做案卷检查。那么在整理档案人手紧缺的情况下,检查人还能存在吗?为什么一 个人不能为自己的这项工序负责到底呢?所以,备考表中只要有整理人签名即可,即便这点要求也并不是 非常容易的能够落实下去的,整理人懒得签名,采用统一打印的备考表放进一卷或一盒档案后面,整理人 项势必存在造假行为,期望该卷档案不出事吧,指望在整理人身上“算账”纯粹是扯淡。至于备考表中记 录什么内容,这绝对是值得探讨的部分,我的理解是,第一要写明档号,为什么这样做呢?我在档案提供 利用中遇到把这份备考表放到那盒档案盒的情况,因为没有档号,就会放错,这不仅仅是粗心细心的问题; 第二要标记档案归档不齐全的原因,在组卷时会遇到归档不及时问题,但档案整理要进行,那么写明未归 档原因非常关键,这是整理档案者明晰责任的重要记录,至于页码及件号,在档案著录中已经写进去了, 不必出现在备考表中。在具有档案管理系统的情况下,作附注很有意义,但我所说的这两条内容还是记在 备考表上保险。 沧海一粟:有关备考表问题,大家讨论得很激烈,很受启迪。在此也就有关问题谈点个人看法:其一, 备考表是否可有可无?黑格尔说得好:“存在即合理”,在以往的立卷归档时代,(卷内)备考表确确实 实存在;就是当下的文件归档整理时代,《归档文件整理规则》对备考表也有明确要求,并非可有可无。 介于此,我认为讨论“备考表是否可有可无”意义不大,因为备考表一直都实实在在存在。当然,我不否 认,就某一卷或某一盒档案而言,有可能缺失备考表,但毕竟是个别而非普遍现象。其二,备考表的作用 是否可以扩充?味道先生提出了这一问题,其实这和“备考表的项目或内容是否可以扩充”问题在本质上 是一致的,甚至可以说是基本相同的。说到底这是一个有关备考表改革的问题,我认为根据时代发展变化 对备考表的项目或内容进行改革是非常必要的。 当然, 这种改革, 不仅包括“备考表的项目或内容的扩充”, 同时也包括“备考表的项目或内容的调整”,还包括“备考表的项目或内容的删减”。

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